Erscheinungsdatum: 04.11.2024
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Einrichtungen im Gesundheitswesen die Pflicht zur E-Rechnung umsetzen. Wenngleich Kliniken, Medizinische Versorgungszentren oder auch Arzt- und Zahnarztpraxen hauptsächlich im B2C-Bereich tätig sind, gibt es zahlreiche Rechnungen, die künftig digital abgewickelt werden müssen, u.a. von Lieferanten, Dienstleistern oder sonstigen externen Anbietern. Die Abwicklung umfasst das elektronische Empfangen und Verarbeiten eingehender Rechnungen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist ein digitales Dokument, das in einem strukturierten Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Sie ermöglicht die automatische Verarbeitung von Rechnungsdaten durch Maschinen, was Fehler reduziert und Effizienz steigert. Im Gegensatz zu PDF-Dateien oder Papierrechnungen, die lediglich als Bild vorliegen, enthält eine E-Rechnung Daten in einem standardisierten Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD). Diese Normen stellen sicher, dass alle rechtlichen und steuerlichen Anforderungen erfüllt werden und die Rechnung revisionssicher archiviert werden kann.
Was ändert sich?
Ab dem 1. Januar 2025 dürfen nur noch strukturierte elektronische Rechnungen gemäß der europäischen Norm EN 16931 verwendet werden. Das bedeutet, dass herkömmliche PDF-Rechnungen und andere nicht strukturierte Formate nicht mehr zulässig sind. Nur Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, die maschinell verarbeitet werden können, werden akzeptiert. Wichtig: PDF-Rechnungen gelten ab diesem Zeitpunkt nicht mehr als elektronische Rechnung.
Wie können Sie sich auf die E-Rechnung vorbereiten?
- E-Mail-Adresse einrichten: Jede Einrichtung benötigt bis 2025 eine E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen, z. B. rechnungsempfang@ oder invoice@.de. Diese Adresse muss Geschäftspartnern mitgeteilt werden.
- Software aktualisieren: Die Abrechnungssoftware muss die neuen E-Rechnungsformate verarbeiten können, was möglicherweise ein Update oder eine neue Lösung erfordert.
- Archivierung sicherstellen: Die Archivierung der E-Rechnungen muss gemäß den GoBD-Richtlinien revisionssicher erfolgen.
- Steuerberater konsultieren: Eine enge Abstimmung mit dem Steuerberater sollte erfolgen, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sicherzustellen und bei der Softwarewahl zu unterstützen.
Ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen und empfangen. Es gibt jedoch Übergangsregelungen:
- Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versendet werden, wenn der Empfänger dem zustimmt.
- Einrichtungen mit einem Umsatz unter 800.000 Euro im Vorjahr dürfen bis Ende 2027 diese Rechnungsformate verwenden.
Ab 2028 müssen alle Einrichtungen E-Rechnungen im vorgegebenen Format nutzen.
Was gilt für den Rechnungsempfänger?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Anders als bisher ist die Zustimmung des Empfängers für den Erhalt einer E-Rechnung nicht mehr erforderlich. Unternehmen sollten daher ihre Systeme spätestens bis zum Jahreswechsel 2024/2025 umstellen.
Wie wird die E-Rechnung zugestellt?
Die E-Rechnung kann per E-Mail, über elektronische Schnittstellen oder über Kundenportale bereitgestellt werden. Wichtig ist, dass der Übertragungsweg eine maschinelle Weiterverarbeitung der Daten ohne Medienbruch ermöglicht. Unternehmen sollten dabei Maßnahmen ergreifen, um sich vor Cyberattacken zu schützen, z. B. durch die Prüfung von Anhängen auf Schadsoftware.
Gibt es Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise?
Ja, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise sind von der Verpflichtung zur E-Rechnung ausgenommen und können weiterhin in Papierform oder als PDF übermittelt werden. Auch steuerfreie Umsätze (§ 4 UStG) sind nicht betroffen. Die technische Fähigkeit, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, muss jedoch trotzdem gewährleistet sein.
Aufbewahrung von E-Rechnungen
E-Rechnungen müssen für 10 Jahre im strukturierten, elektronischen Format archiviert werden. Die Unveränderbarkeit und revisionssichere Speicherung sind dabei entscheidend. Auch wenn ein zusätzliches PDF für die lesbare Darstellung erzeugt wird, muss das Originalformat archiviert werden.
Autorin: Gerda Reshetnykov