Seit dem 02.07.2023 gilt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Deutschland. Es wurde am 02.06.2023 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht, nachdem es seit Dezember 2021 mehrfach neu verhandelt wurde. Hauptziel des Gesetzes ist es, Personen, die Verstöße gegen nationales oder Unionsrecht melden (sogenannte Whistleblower oder Hinweisgebende), besser zu schützen. Unternehmen müssen bestimmte Maßnahmen ergreifen, um die Identität dieser Personen geheim zu halten und ihnen im Falle einer Aufdeckung besonderen Schutz zu gewähren.
Wer muss ein Hinweisgebersystem einrichten?
Jede natürliche oder juristische Person bzw. jede Einrichtung, die 50 oder mehr Mitarbeitende einschließlich Auszubildende beschäftigt, ist verpflichtet, die Anforderungen des HinSchG umzusetzen. Beschäftigungsgeber in „sensiblen Bereichen“, z. B. Wertpapierhandel oder Kapitalverwaltungen, müssen bereits ab einem Beschäftigten ein entsprechendes System einführen.
Wie lautet der Regelungsumfang des HinSchG?
Das HinSchG regelt den Schutz sog. Whistleblower. Diesen Personen soll es durch die Schaffung interner und externer Meldestellen ermöglicht werden, vertraulich auf (vermeintliche) Rechtsverstöße in Unternehmen oder Behörden hinzuweisen, ohne Repressalien befürchten zu müssen.
Ab wann gilt das HinSchG?
Für Unternehmen mit mind. 250 Beschäftigten gilt das Gesetz bereits ab 02.07.2023. Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten haben Zeit bis 17.12.2023, die geltenden Anforderungen umzusetzen.
Wer darf Verstöße melden?
Jeder, der im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeiten Kenntnis von Verstößen erlangt, darf diese melden, u. a. Mitarbeitende, Praktikanten, Freiwillige, Leiharbeitskräfte und Mitglieder des Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans.
Auf welche Art Verstöße bezieht sich das Hinweisgeberschutzgesetz?
- Verstöße gegen Strafvorschriften (z. B. Infektionsschutzgesetz, Medizinprodukterecht)
- Verstöße gegen Bußgeldvorschriften, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient (z. B. Arbeitsschutz, Strahlenschutz, Gefahrstoffrecht)
- Sonstige im HinSchG aufgeführte Verstöße gegen Landes-, Bundes- oder Unionsrecht, z. B. gegen das Geldwäschegesetz, gegen Vorgaben zur Produktsicherheit und -konformität oder solche des Umweltschutzes
- Verstöße gegen Vorschriften u. a. des Vergaberechts, Kartellrechts und Steuerrechts
Berufsgeheimnisträger (Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater etc.) sind von den Regelungen ausgenommen.
Welche Meldemöglichkeiten müssen eingerichtet werden?
- Unternehmen müssen eine interne Meldestelle einrichten. Diese Funktion kann auch an einen externen Dienstleister vergeben werden, z. B. den externen Datenschutzbeauftragten.
- Der Meldekanal muss allen internen Beschäftigten und im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung Beschäftigten zur Verfügung stehen.
- Der Meldekanal kann auch externen Dritten zur Verfügung gestellt werden (ehem. Mitarbeitende, Lieferanten, Dienstleister).
- Ein persönlicher Ansprechpartner muss für den Bedarfsfall zur Verfügung stehen (kann nach Einwilligung auch remote erfolgen).
- E-Mail-Adresse, Telefonnummer, sicherer „Briefkasten“, auch Web-Plattformen sind möglich.
- „Konzernprivileg“ in Deutschland: Für Mutter- und Tochtergesellschaften eines Unternehmensverbundes kann eine zentrale Meldestelle eingerichtet werden.
- Anonyme Hinweise müssen nicht ermöglicht werden, können aber angenommen werden.
Wie ist der Hinweisgeber geschützt?
Das Gesetz verbietet Repressalien. Meldenden Personen dürfen durch die Meldung keine Nachteile entstehen (z. B. Kündigung, verwehrte Beförderung, „Kaltstellung“, Diskriminierung). In arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzungen gilt daher die sog. Beweislastumkehr, d. h. der Arbeitgeber muss belegen, dass er alles in seinen Möglichkeiten Stehende getan hat, Repressalien zu vermeiden.
Darf sich der Hinweisgeber an die Öffentlichkeit wenden?
- Hinweisgeber haben das Wahlrecht, sich an eine interne oder externe Meldestelle zu wenden.
- Eine sog. Offenlegung von Verstößen gegenüber der Öffentlichkeit ist jedoch nur unter engen Voraussetzungen zulässig, z. B. wenn irreversible Schäden drohen, die Meldestelle nicht funktioniert hat oder die erforderlichen Maßnahmen nicht ergriffen worden sind.
- Hinweisgeber, die wissentlich unrichtige Informationen gegenüber der Öffentlichkeit offenlegen, können sanktioniert werden. Darüber hinaus kann der Hinweisgeber bei vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen zum Schadensersatz verpflichtet sein.
Welche Fristen und Schritte sind einzuhalten?
- Schaffung einer Möglichkeit, dass Meldungen in mündlicher und in Textform entgegengenommen werden können, z. B. über die Website des Unternehmens
- Bestätigung des Eingangs der Meldung binnen 7 Tagen
- Prüfung der sachlichen Anwendbarkeit und der Stichhaltigkeit nach § 2 HinSchG, ggf. Kontaktaufnahme mit der hinweisgebenden Person
- Ergreifen angemessener Folgemaßnahmen
- Mitteilung geplanter/ergriffener Maßnahmen sowie Gründe binnen 3 Monaten
- Verschriftung des Prozesses zum Umgang mit Meldungen mittels Prozessbeschreibung oder Verfahrensanweisung
- Der Betriebsrat, der Personalrat oder die Mitarbeitendenvertretung ist in den Prozess einzubinden. Evtl. ist die Erstellung einer Betriebsvereinbarung notwendig.
Welche Anforderungen gelten für die interne Meldestelle?
Grundsätzlich können geeignete Personen des Unternehmens zu Beauftragten der internen Meldestelle ernannt werden. Häufig sind dies Qualitätsmanagementbeauftragte, Einkaufsleitungen oder in der Einrichtung tätige Juristen.
Die Beauftragten der internen Meldestelle müssen gemäß § 15 Abs. 2 HinSchG über die „notwendige Fachkunde“ verfügen.
Wir unterstützen Sie!
Mit unserem Online-Webinar „Fachkunde Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)“ erlangen Sie die erforderliche Fachkunde. Das Webinar vermittelt Ihnen das juristische, organisatorische und datenschutzrechtliche Knowhow, um Ihr Whistleblower-System im Einklang mit den geltenden Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes zu implementieren.
Verwenden Sie gerne unseren Quick-Check für eine erste Bestandsaufnahme. So sehen Sie, wo Sie eventuell noch Lücken haben.